自己啓発

仕事を効率化する方法とは?アプリで効率アップする?

仕事が効率化できないのはなぜ?
仕事を効率化するとどんなメリットがある?
仕事を効率化する方法とは?

働き方改革が進んでいるといっても、まだまだ、残業が減る気配がない・・・。

「忙しいから、自分のプライベートを犠牲にするのは仕方ない」と、諦めていませんか?
または、
「仕事にやりがいを感じているから、残業することなんて気にもしてない。」と、強がっていませんか?

仕事を効率化することで、プライベートの時間を確保でき、さらに出世するチャンスを手に入れることだってできるんです。

仕事が効率化できない原因や仕事を効率化する方法についてまとめていますので、ぜひ、参考にしてみてくださいね。

本気で仕事の効率化をするべき人とは?

本気で仕事の効率化をすべき人とは?

① 出世したい人
② プライベートの時間がない人
③ 業務が回っていない人

 

これらに当てはまる人は、今すぐ、仕事の効率化をすべきです。

仕事を効率化し、仕事を早く終わらせることで、時間が浮きます。
浮いた時間を有効活用することで、次のようなベネフィットがあります。

① 出世したい人

ほかの仕事に取り組むことが出来たり、資格取得の勉強をする時間が確保できたりします。
その結果、さらなるスキルアップをすることができます。
スキルアップすることで、出世のチャンスもめぐってきます。

② プライベートの時間がない人

仕事を早く終わらせ、プライベートの時間を確保することができると、メンタルが安定します。
メンタルが安定した結果、仕事も順調にクリアしていくことができるでしょう。
仕事が順調に進むと、さらに、仕事に意欲的になるという好スパイラルも期待できます。

③ 業務が回っていない人

業務が回るようになると、自分に余裕ができ、周りに目を向けることができます。
その結果、自分がしないといけないことが冷静に判断できるようになり、さらに職場に貢献することができるでしょう

仕事を効率化することにより生まれた時間を有効に活用すると、さらに、スキルアップし、その結果、自分の周辺環境の向上にもつながるなど、いいことがたくさんあります。

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なぜ仕事が効率化できていないのか?

なぜ、仕事の効率化ができていないのでしょうか?

① 仕事のゴールが見えていない
② いきあたりばったりで取り組んでいる
③ 無駄な作業をしている
④ コミュニケーションが取れていない

 

の、4つの原因があります。

① 仕事のゴールが見えていない

最終結果どうなるのが正解か把握していないと、仕事に取り組む過程が明確になりません
試行錯誤しながら仕事をすることで、成長するきっかけにはなりますが、時間が余計にかかってしまいます

② いきあたりばったりで取り組んでいる

いきあたりばったりで取り組むと、作業手順がスムーズにいかず、結果、効率が悪くなります

③ 無駄な作業をしている

同じような作業を過剰に繰り返したり、パソコンでしたら早いことを、アナログで取り組んでいたり、無駄な作業をしていると、その分、時間がかかってしまいます

④ コミュニケーションが取れていない

他部署や上司、同僚、部下との連携がとれていないと、協力体制も整わず、結果、仕事がうまくいかないため、効率よく仕事を進めることができません。

この4つの原因を踏まえて、仕事を効率化する方法を次の項でご紹介します。

仕事を効率化する方法とは?

仕事を効率化するには5つの方法があります。

① 仕事のゴールを把握しシミュレーションする

仕事のゴールを把握することで、そのゴールに到達する為の最短ルートを検討することができます。
さらに、導きだした最短ルートで、そのゴールに到達できるかシミュレーションすることで、不測の事態にも冷静に対処出来たり、作業をスムーズに進めたりすることができます

② 経験者に方法を聞く

わからないことは、経験者に質問してみましょう。
一から百まで聞くことは、自分の成長にはなりませんが、考えてもわからないことは、経験者にヒントをもらうことで、考えている時間を節約し、その分、業務の効率化を図ることができます。

③ 自分から行動する

指示を待っていると、業務がどんどん遅延します。
情報を得たいのなら、自分から率先して情報を取りに行き、できることから業務を進めていくことで、期日前になっても焦ることなく業務に取り組むことができます。

④ 作業を見直す

長年、同じ作業をしていると、惰性でその作業を続けてしまいがちですが、一度、作業を見直してみることで、無駄な作業やもっと効率の良い方法が、発見できるかもしれません

⑤ コミュニケーションを取る

上司や同僚、部下、他部署と仕事の情報を共有することで、いざという時に助けてもらえたり、何か情報があれば教えてもらえたり、仕事を効率化する為に重要な協力体制が出来上がります。
協力体制が出来上がると、自分以外の人に仕事を割り振りしやすくなります

仕事の効率化を図ることで、職場環境も向上し、結果、仕事のクオリティもあげていくことができます。

出来るビジネスマンが使っている仕事効率化アプリとは?

出来るビジネスマンが使っている仕事効率化アプリを5つご紹介します。

① Microsoft Excel

スマートフォンから、Excelが使えます。
外出先でも閲覧、編集でき、他のユーザーと共有することもできます。

② Dropbox

必要なファイルを1か所で管理でき、ファイルはすべてのデバイスから、アクセスできます。
また、共有フォルダでほかのユーザーと作業の共有ができます。
大きな容量のデータも保存できるので便利です。

③ i Scanner

手書きのメモ、レシート、文書、書籍などをスマートフォンのカメラで撮影するだけで、PDFやJPEGで保管することができます。
スキャンしたデータを、トリミングや明るさの補正、電子署名を入れたりなどの編集をすることもできますし、共有も簡単にできるので、おすすめです。

④ Evernote

アイデアや覚え書をメモしたり、webページやPDFデータをまとめて保存できたりします。
また、To Doリストの作成や、リマインダー日記帳など、手帳感覚で使える点も便利です。

⑤ Microsoft翻訳

写真やスクリーンショットの文字、会話までも翻訳してくれます
英語の資料をアプリ経由で撮影すると翻訳してくれるので、辞書で調べる時間を節約でき、仕事の効率化が図れます。

まとめ

いかがでしたか?

仕事の効率化をするには、

「仕事のゴールを把握しシミュレーションする」
「経験者に方法を聞く」
「自分から行動する」
「作業を見直す」
「コミュニケーションを取る」

ことを意識しましょう。
プラス、仕事効率化アプリ使うことで、さらに業務を効率化させる手助けもしてくれます。

仕事を効率化することで、生まれた時間を有効活用し、
「職場環境の向上」につなげ、「資格取得などでスキルアップ」し、「出世のチャンス」をつかみましょう。


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