自己啓発

メモの取り方のコツとは?仕事が上手くいくメモ活用術!

・上手なメモを取るコツは?

・仕事に活かせるメモの活用法は?

仕事でメモを取る時どのような取り方をしていますか?

聞いたことを1字1句漏らさないように書き留めようとしていませんか?

また、会話に追い付けず書き落としをしていませんか?

それでは、本当に重要な点を見落としてしまう可能性もあります。

 

メモを取るにはコツがあります。そしてうまくメモをまとめられるようになると情報内容や重要点をまとめる方法が身に付き、仕事の成功にもつながります

そこでここでは、仕事ができるようになるメモの取り方を紹介しています。

うまくメモが取れるようになると仕事ができるようになる?!

 

仕事をする上で、あらゆるシーンでメモを取る事があります。

このメモを取る作業が上手いかどうかで、仕事ができるかどうかが変わってきます

 

例えば、会議やミーテイングでメモを取る場合、このような場での会話は早く展開されるので、会話のスピードに遅れることなく、さらに会話の中から重要な点を書き留めていけるようになると仕事内容の要点を上手くまとめられるようになります。

 

また、上司の指示や命令、得意先との商談などでは、上司の指示や命令を間違うことなく記録すること、商談相手の話の重要な点を間違いなく記録することで、抜け漏れがなくなり失敗することがなくなります。

 

そして、研修などでメモを取る時は、自分にとって重要なこと自分に必要なことを上手くまとめてメモを取れると、後で読み返したときに自分にとって重要なことや必要なことが整理しやすく自己のステップアップにも繋がります。

メモが取れない人の特徴とは?

メモを取る時には、ただ聞いたことをメモすればいいという訳ではありません。

メモがうまく取れない人は、聞いたこと全てをメモしようとします。

すると会話のスピードに追い付いていけなくなり、大切なことを書き落としてしまうことがあります。

また、メモした情報が膨大すぎて要点がまとまらず、何が重要で何が必要なことなのかわからなくなってしまいます

メモは、ただ聞いたことを書けばというものではないのです。

情報収集のために書き取る作業は重要なことですが、不要な情報を捨てるという作業も重要なことです。

メモの取り方とは?

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では、上手なメモの取り方のポイントをいくつか紹介します。

メモ帳と使い方

メモはいつ必要になるかわかりません。そこで、メモ帳はいつでも持ち歩けるようにポケットサイズのB5、もしくは鞄に入るA4サイズがいいでしょう。

何冊も持つとどこに何を書いたのか情報がごちゃごちゃになってしまうので、メモ帳は1冊にまとめることをお勧めします。

 

次にメモ帳の使い方ですが、1ページの中にいろいろな情報を書き込むと情報内容がまとまらず後で内容がわからなくなってしまいます。そこで、1ページには1つの情報内容を書くようにしましょう。

 

またメモ帳のページに縦線を引き左右に分けて、左側のスペースには聞いたことをメモし、右側のスペースには気になったワードや疑問に思ったことなどを記しておくと、後で必要なことを調べたり気になったことを質問したりしやすくなります。

 

また、ページびっしり書き込まず余白部分も作っておくと、後で新しい情報が入ったときなどに書き足すことができます。

ペンと使い方

使用するペンは、鉛筆だと芯が折れてしまって書けなくなる可能性もあるので、ボールペン水性ペンなどがいいでしょう。

 

また、1色ではなく数色に色分けして区分するとより分かりやすくなります。

ただし、あまりたくさんの色を使うと混乱してしまいますので、黒・赤・青(もしくは緑)の3色ボールペンがおすすめです。

例えば、黒は聞き取ったこと、赤は重要だと思ったこと、青(緑)は疑問に思ったことや後で調べようと思ったこと、自分の考えなどと色分けすると読み返したときに情報をまとめやすくなります。

メモの内容

メモには聞いたことをすべて書く必要はありません。

ポイントとしては,5W1Hを基本とするといいでしょう。

5W1Hとは、

  • When(いつ
  • Where(どこで
  • Who(だれ
  • What(なに
  • Why(なぜ
  • How(どのように

です。

この6点にポイントを置いてメモすれば、後で見返したときに要点をまとめやすいでしょう。

 

また、長々とした文章を書くのではなく、キーワードを含めた短い文で書くようにすると書くスピードも上がり書き落としもなくなります

逆にキーワードだけでは、何についてのキーワードなのか、なぜこのキーワードが重要なのかという内容の詳細が分からなくなってしまいます。

「キーワードを含めた短い文」で書くことが重要です。

 

重要なことや気になったワードやコメントなどは○で囲むなど記号を使うようにすると、見返したときに重要な点や調べる必要があることなどが分かりやすくなります。

 

そして、メモを取った日時と場所そこにいた人を必ず書くようにしましょう。

日時と場所を入れておく事で、読み返したとき時系列がよくわかります。

また、その場にいた人を書いておくことで、その時の状況を思い出しやすくなり、話の内容なども思い出しやすくなるでしょう。

上手なメモを取るコツは?

誰でも初めから上手くメモを取ることができるわけではありません。

ポイントを押さえたメモを会話や話の中から書き取れるようになるには、初めは練習が必要です。

意識してメモを取る練習をすることで段々と習慣化され、自然とまとまりのあるメモを取れるようになります。

メモする文字はきれいに書く必要はありません。また難しい漢字などは平仮名やカタカナで書くとスピードがアップします

ただし後で見返したときに自分で書いた文字が分からなくなるほど崩して書いてしまうと内容が分からなくなってしまうので、その点は注意しましょう。

 

また、メモはキーワードや短文で書くことが多いため、そのままにしておくと後で読み返したときに何を書いたのかわからなくなってしまうことがあります。

そこで、メモを取ることに慣れるまでは、メモした後になるべく時間を空けずに清書するようにしましょう。

すると、内容も反復できてメモ書きする作業にも慣れてくるでしょう。

まとめ

いかがでしたか?

メモを上手く取れるようになると、仕事の上でも情報内容や要点をまとめる力が身に付きます

 

上手なメモの活用法にはいくつかのポイントがあります。

 

メモ帳の使い方やペンの使い方、書き込む内容等に気を付けることで、メモした内容が仕事をスムーズに運ぶ上で活きてきます

 

しかし、初めから上手なメモを取れるようになるわけではありません。

 

上手なメモを取れるようになるには最初は練習が必要です。

 

ポイントを押さえたメモを取る練習を継続することでメモを取る事が習慣化し、上手なメモの取り方も身についていきます。

 

そして、メモが上手く取れるようになると、仕事の情報や重要点をまとめることも上手くなり、仕事をスムーズに進められるようになって仕事の効率も上がりますよ


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