プレゼンテーション

プレゼンテーションとは?意味や目的とやり方は?

プレゼンテーションって、そもそもどんな意味があるの?

プレゼンの目的ややり方を知りたい!

 

社会人として一般企業に入社すると、必ず耳にする言葉のひとつがプレゼンテーションです。

その言葉から、何となく人前で発表すること、といった理解はできるのではないでしょうか。

一方で「なんとなく」は分かっていても、本来の意味や目的を知らないという人も多いです。

これからプレゼンテーションを行う機会が来るとしたら、その意味を知っているのと知らないのとでは作業にも違いが出てしまいます。

ここではプレゼンテーションとはどういった目的で作成するものなのか知っていただきます。

そして作成の流れや基本的なやり方を見ていきましょう。

プレゼンテーションとは?意味は?

 

プレゼンテーションとは、相手に情報を与えた上で、何かしらの行動を起こしてもらうための技術です。

例え相手に伝えることに成功したとしても、相手が行動を起こさなければプレゼンテーションが成功したとはいえません。

相手に伝えて理解してもらった上で、行動に移してもらうという部分が非常に大切なのです。

例えば…

新商品についての提案をプレゼンテーションする場合は、相手に「企画を採用してもらう」という行動を起こしてもらいたいのです。

会社説明会をプレゼンテーションする場合は、「自社に入社を希望してもらう」という行動を望んでいます。

また、子どもとの会話の中でもプレゼンテーションであれば、「勉強をしてもらう」「手伝いをしてもらう」などの行動を起こしてほしいということになります。

このようにプレゼンテーションは会社だけでなく、日常の中でも行われているものです。

 

ビジネスの場面においてコミュニケーションは不可欠です。

あらゆる場面でプレゼンテーションが行われています。

ですから、プレゼンテーションを制することは、円滑なコミュニケーションはもちろんのこと、売り上げをあげる、信用を得る、成果を出すなど、あなた自身の評価をあげることにも繋がるのです。

プレゼンテーションをする目的とは?

プレゼンテーションをする目的は、「相手に行動してもらうこと」です。

プレゼンテーションを行う場合、必ず「伝えたい事」「伝える相手」が存在します。

その伝える相手の「行動を促す」ことがプレゼンテーションの目的になります。

もちろんプレゼンしたからといって、「はい、分かりました」と行動に移す人は滅多にいません。

相手の行動に繋げるために、どうしたら目的を果たせるかを考えていきます。

相手の問題を解決する

プレゼンテーションによって相手の抱えている問題を解決することは「相手のメリット」に繋がります。

相手にそのメリットが伝われば、こちらの提案通りの「行動」を起こしてもらえる可能性が高いです。

相手のメリットを考えるには、相手をよく観察して知り、問題解決を手伝うという視点が大切です。

相手が何を求めているのか、何をして欲しいのかをよく考えましょう。

説得力を高める

いくら上手なプレゼンテーションでも、説得力がなければ相手には響きません。

説得力は相手の「納得度」によって決まります

相手があなたのプレゼンテーションに共感して納得できるような論理的なストーリー展開を考えるべきです。

相手に合わせた説得力のあるストーリーを考えることが大切です。

プレゼンテーションのやり方とは?

 

いざ、プレゼンテーションをやるとなった場合、どのように進めたら良いのでしょうか。

ここでは基本の流れを見ていきましょう。

①テーマを決める為のリサーチ

プレゼンテーションで相手を動かすためには、テーマを決める必要があります。

複数のテーマを延々と説明したのでは、何が言いたいのかが伝わらず、相手は行動を起こしてくれません。

テーマを決めるためには、より説得力を増す為にリサーチが大切です。

相手のこと、相手の周りの環境、相手が何を望んでいるのか、どうしたら解決できるのか、など、あらゆる角度からリサーチすることが必要です。

その上で、テーマをひとつに絞りプレゼンしていくようにしましょう。

②テーマを決定

リサーチの結果、相手の求めているもの、困りごとなどが分かったら、それを解決できる方向でテーマを決めます

最初から一つに絞らずに、まずは、候補をいくつか出して、意見を出し合うと良いですね。

テーマの候補が決まったら、更に深掘りしてそのテーマでどれだけのプレゼンができるのか、を考えましょう。

内容があまりに薄いと説得力がなくなってしまいます。

③資料の作成

テーマが決定したら、リサーチした内容に沿って資料を作成していきます。

プレゼンテーションの資料はマイクロソフトのパワーポイントというソフトを使うのが一般的です。

資料作成の細かい手順は次の章で書いていきます。

④会場の確保

資料ができたら、今度は実際にプレゼンテーションを行うための準備に入ります。

プレゼンをする相手は1人なのか、複数人なのか、複数なら5人なのか50人なのかで、開催する会場を決めなければなりません。

社内なら広めの会議室などを利用しますし、大規模なら大き目のホールやセミナー会場を抑える必要があるでしょう。

規模が大きい場合は、資料作成と並行して会場の確保をおすすめします。

⑤聴衆の集客

会場が確保できたら、聴衆の集客を行います。

せっかく作成したプレゼンテーションや確保した会場を無駄にしない為にも、伝える相手を集めましょう

日時・内容・予定時間などを記載して、社内であればメールなどで展開し、外部のユーザーであれば、メール以外に郵便等で送ることもあります。

⑥当日に必要な備品の用意や準備

プレゼン当日が近づいて来たら、最終準備に入ります。

当日、聴衆に配る資料があるのであれば、その用意や筆記用具に準備など必要ですね。

会場が大きくてマイクなどを使う場合は音声の確認や音量のチェックなども必要です。

当日に作成した資料を移すためのプロジェクターの確認や、ちょっとしたリハーサルをしておくと良いでしょう。

⑦本番

本番を迎えたら、これまでのリサーチや準備を活かして、堂々とプレゼンテーションを行いましょう

自信がなく声が小さかったり、曖昧な言葉が続くと、聞いている相手に説得力を与えることができません。

口調も早くなりすぎないように、分かりやすい言葉を選びましょう

これまでの準備をすべて出し切る形で、最後までやり遂げることです。

プレゼン資料を作成する基本的な順序や流れとは?

プレゼンテーションで最も大切なのは、プレゼン用の資料です。

実際に伝える相手に見せるものであり、あなた自身もそれを見ながらプレゼント行うのですから、しっかりと作る込む必要があります。

プレゼン資料を作成する基本的な順序を見ていきましょう。

テーマが決まったらさらに詳しくリサーチをする

プレゼンをするテーマが決まったら、そのテーマについてさらに詳しく調べていきましょう
例えば「ウォーターサーバーの利便性」というプレゼンをするのであれば、ウォーターサーバーのことはもちろん、どのようなメリットデメリットがあるのかをリサーチします。

プレゼンしたい相手の悩みを解決することはもちろんですが、他ではこんな悩みもあるが解決できたというように、様々な角度からのリサーチが大切です。
プレゼンの中では質問や意見が出てくると思うので、そこでも答えられるくらいの知識はあった方がいいでしょう。

構成を決めて目次を作る

リサーチが済んだら、構成を決めて目次を作成します。

目次の段階で、細かい部分まで作る込む必要はありません。

ラフスケッチのような感覚で目次分けをしていくイメージです。

ちなみに心に残るプレゼントする人は、サビやクライマックス、結果といったものを最初に持ってきて、そこからデータ分析結果などで根拠を示す傾向にあります。

そういった部分を織り交ぜながら目次を作成しましょう。

各項目を埋めていく

目次に沿って各項目を埋めてきます。

よくプレゼン資料を1枚目から細かく時間をかける人がいますが、最初は文字情報だけを入力します

グラフや写真などを入れてしまうと、全体の構成よりも写真やグラフの体裁の方が気になってしまいます。

伝えたい内容の骨格を固めてから、それぞれのスライドを1枚ずつ作り込んでいきましょう。

資料をブラッシュアップする

ブラッシュアップとは「磨き上げる」という意味の言葉です。

一通りプレゼン資料ができたら、「これで完成!」というわけにはいきません。

そこからさらに見直して磨きをかけていきましょう。

ブラッシュアップを行うときは、必ず「たたき台」といって「あることを決める時に”とりあえず”作られた試案」となる資料があるものです。

このたたき台をベースにして複数人で見直しを行い、より良い形を作っていくのが理想です。

ブラッシュアップには、客観的な評価を行うことができるという効果があります

対象となる物事について冷静に見直すことによって、作成当初は気づかなかった点を発見できるのです。

まとめ

いかがでしたか?

プレゼンテーションとは、相手に情報を与えた上で、行動を起こしてもらうための技術です。

プレゼンをしたとしても、その相手が行動に移してくれなければ、失敗となります。

会社だけでなく、日常生活の中でも知らないうちに使っていることが多いので、上手に活用することで相手を動かすことができます。

相手を動かすためには、相手が困っていることを解決してメリットを理解してもらうことが重要です。

プレゼンテーションをするためには、テーマを決めてその内容を、とことんリサーチすることから始まります。

資料作成から複数人でのブラッシュアップまで、手を抜かずに丁寧に行いましょう。


役立つコンテンツを配信する為に、記事を真剣に閲覧して下さった方にだけアンケートを実施しています。
5つの中から興味がある内容を1つ選んでクリックしてください。
(※クリック後はTOPページに遷移します。)

副業で稼ぐ方法
不動産投資で稼ぐ方法
売れるランディングページを内製化する(自分で作る)方法
自分でブランドを作って稼ぐ方法
webで集客をする方法
ABOUT ME
はたらき方編集部
はたらき方編集部
セカシュウとは、「次のはたらき方」を実践するパラレルワーカーが監修する、時間と場所に縛られない働き方を目指している方むけのメディアです。 在宅で仕事をするには?育児をしながらスキマ時間で働くには?サラリーマン以外の働き方とは?など、新しい働き方の情報を提供していきます。