プレゼンテーション

プレゼン資料の作り方!パワーポイントの構成や書き方のコツとは?

 

プレゼン資料ってどうやって作るの?

パワーポイントを使った構成や書き方のコツを知りたい!

 

プレゼンテーションといえば、パワーポイントで資料を作成するのが一般的です。

初めてプレゼンを行う場合は、右も左も分からずに不安になりますよね。

プレゼン資料の作成には、基本的な流れがあります。

まずはその流れに沿って作成することで、おおかたのプレゼン資料は作成できます。

ここでは「伝わるプレゼン資料」として、パワーポイントでのプレゼン資料作成のコツもご紹介します。

まずは基本を覚えていきましょう。

プレゼン資料の作り方!基本の流れとは?

 

プレゼン資料を作成しなければならない!

初めてなのにどうしよう、と困っている人はいませんか。

プレゼン資料には基本的な流れがあります。

初心者であれば、まずはこの流れを押さえておくことが大切です。

基本の流れは以下の通りです。

  • テーマを決めるためのリサーチ
  • テーマの決定
  • さらに詳しくリサーチをする
  • 構成を決めて目次を作る
  • 各項目を埋めていく
  • 資料をブラッシュアップしていく

 

プレゼン資料を作成するためには、テーマが必要であり、そのテーマについてのリサーチが欠かせません。

その分野で詳しい人になることが大切なのです。

まずは時間をかけてリサーチをしつつ、要点をまとめていきます

その中で、プレゼンを伝えたい相手が何を求めているのか、何を求めているのかを見いだしていきます。

リサーチが済んだら、構成を踏まえて目次を作成し、内容を埋めていきます。

最終的には複数人でブラッシュアップして、作成時には気づけなかった点を見直すところまで作りこんでいきます。

良いテーマの見つけ方

プレゼンを行うにあたって、テーマは重要です。

決めたテーマに沿って内容を作っていくのですから、テーマの軸がぶれないようにしなければいけません

良いテーマの定義は、内容が充実している、多くの事例がある、プレゼンする相手の悩みが解決するなど、条件に合うものが良いテーマです

しかしそれがあなたに興味がないこと、苦手な事である場合は、良いテーマにはなりません。

理想なのは、テーマが得意分野であることです。

全く知らないことを一から調べると、間違った内容だったとしても、違和感なく資料に盛り込んでしまいます。

得意分野であれば、調べる段階で「この情報はおかしい」「これはあくまで作者の主観だ」と見抜くことができます。

情報が溢れている現代では、常に情報を吟味する必要があります。

 

プレゼンのテーマで聞き手に興味が湧きそうなものは「プレゼンについて」です。

プレゼンを苦手だという人は多いですし、上達したいと思っている人は多いのです。

プレゼンという形ではなくても、人前で話すことが苦手、雑談が苦手など、同じような悩みを持つ人も多いです。

こういった人にとっては、「人前で緊張せずに面白い話ができる秘訣」などをプレゼンすると、「是非聞きたい」と思ってもらえるのです。

このように多くの人の興味の対象になるテーマにするというのも、ひとつの方法ですね。

伝わるプレゼン資料:「構成」のコツ

 

ここからは「伝わるプレゼン資料」としてプレゼン作成のコツを書いていきます。

まずは「構成」です。

プレゼン資料の構成のコツは、プレゼンテーションのストーリーを考えることです。

プレゼンでは、プレゼンテーションの相手目的を決め、相手に伝えるべきメッセージを明確にしていきます。

ストーリーは相手に伝えるべきメッセージを補足する情報で、相手がメッセージを理解しやすくなります。

ストーリーがなく単なるメッセージだけのプレゼンテーションでは相手に理解してもらえません。

構成を考える上での3つの方法をご紹介します。

三部構成

よく映画や本の中でも使われている構成ですね。

イントロダクションで、親近感の持てるエピソードや内容の簡単な予告などで聞き手の興味を引きつけます

次にボディで伝えたいテーマを語ります

最後にクロージング全体のまとめを行います。

このようにプレゼンの基礎ともいえる構成です。

SDS法

結論を先に述べるために、伝えたいテーマを明確に打ち出すことができる構成です。

最初に要約で内容全体を説明し詳細でその内容を細かく述べ、再要約では、最初の要約と別の言葉で内容全体を表現します。

一見、難しそうに聞こえるかもしれませんが、ポイントは結論を最初に伝えるということです。

聞き手にも分かりやすいというメリットがあります。

PREP法

プレゼンの中に理由具体例を交えつつ、じっくりと進めていく構成です。

要点でプレゼン内容のポイントや結論を述べます。

その上で理由として具体例を交えて理由を説明します。

最後にもう一度、要点に戻り、結論を繰り返すのです。

大切なことは繰り返し言葉にすることで、相手の記憶にとどめることができます。

伝わるプレゼン資料:「書き方」のコツ

続いては書き方のコツです。

リサーチがしっかりしていて、得意な内容のプレゼンでも、書き方が下手だと何も伝わりません。

伝わる書き方とはどんな点に注意すればいいのでしょうか。

見やすく分かりやすい文章

文章を書く時に一文が長いと読むのにも理解にも時間がかかります。

ですから文章はなるべく短く単純な内容にする方が伝わりやすいです。

また、行間の幅、改行タイミングなどで見やすさは格段に違います。

1回聞けば理解できる言葉を選び、そういった短い文章を入れることで、相手が理解しやすいプレゼン資料に近づくことが可能です。

あいまいな表現・抽象的な表現を避ける

日常会話の中では曖昧な表現でも問題はなく、許されるパターンが多いですね。

だからといって、プレゼンでの曖昧な言葉はタブーです。

曖昧な表現とは「○○かもしれない」「○○と思われます」といった、断定していない、言いきっていない言葉です。

ビジネス上のコミュニケーションでは、曖昧な言葉は受け手ごとに解釈が変わってしまうので誤解が生じます

プレゼンの後で、聞き手が都合のいいように理解されては、あなたの思う方向に動かすことはできません。

曖昧な表現や抽象的な表現はできるだけ避けるべきです。

なるべく文章を少なくする

文字というのはなかなか人の印象に残りにくいものです。
印象に残りやすいのは、写真、表、図、グラフといった、文字以外のツールなのです。

ですからプレゼン資料を作成する場合も、極力文字は少なくすると見やすい資料となります。

特に数字が入る説明では、文字の中に数字があっても見落としてしまいます。
そんな時は、数字をグラフにして表現するなど、少しでも文字を減らすようにしていくのです。

図、グラフ、画像、動画を活用することで、相手にメッセージが伝わりやすくなると共にメッセージを強調することができます。

伝わるプレゼン資料:「字体」のコツ

伝わるプレゼン資料のコツの中で、意外にも見落としてしまいがちなのが「字体」です。

この字体まで意識が行くか否かで、見やすい資料になるか、見づらい資料になるかが分かれます。

字体で大切なのは「統一感」です。

ひとつの資料の中で書体や文字の大きさがバラバラだったら、強調どころか非常に見づらい資料になってしまいます。

フォントについては1種類に統一しましょう

どうしても複数のフォントを使いたい場合も、多くても2種類までです。

強調させたい場合は、フォントを変えるよりも、色や太字で表現した方が良いです。

フォントには様々な種類がありますが、プレゼン資料に関するフォントとしてはゴシック体の方が見やすいので「MSPゴシック」「HGPゴシック」などを選ぶようにしましょう。

 

次に文字サイズですが、大前提として相手に見えるようにすることが大切です。

意外に小さいサイズで作られたプレゼン資料が多いのです。

作成中はちょっと文字が大きすぎるかな、というくらいでちょうどいいです。

文字サイズは全て同じにする必要はありません。

タイトル・メッセージ・見出し・本文・注釈など2つから5つくらいのパターンで統一しましょう。

また、段落の位置を揃えると分かりやすい見た目になります。

まとめ

いかがでしたか?

プレゼン資料を作る上で大切なのは、テーマ決めとリサーチです。

その内容について誰よりも詳しいくらいのリサーチは欠かせないでしょう。

プレゼン資料を作成する際は、聞き手にとって見やすい資料を作成することを心がけましょう。

  • 分かりやすい文章を短い言葉で書く
  • 画像、グラフ、表などを活用して、文字ばかりにならないようにする
  • 文字の大きさ、フォントには統一感を持たせる

こういったことを意識しながら作成していくことで、見やすい資料を作ることができます。

あくまで聞き手側の気持ちに沿った資料作りをしていくようにしましょう。


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