プレゼンテーション

見やすいパワーポイントの作り方!初心者が作る基本手順とコツ!

 

初めてパワーポイントで資料を作ることになった!

見やすいパワーポイントを作成するコツを知りたい!

 

一般企業に入れば資料作成は日常茶飯事になる業務です。

資料作成にはワードエクセルといったオフィスソフトを使いますが、その中のひとつにパワーポイントがあります。

パワーポイントはスライドという1枚のステージ上に、伝えたいことを載せていくものです。

この概念が「よく分からない」「ちょっと苦手」という人も多いでしょう。

ここでは初心者がパワーポイントで見やすい資料を作成する際に陥りやすい注意点をご紹介します。

その上で、見やすいパワーポイントを作るには、どのような手順を踏めばいいのかを見ていきましょう。

見にくいパワーポイントの特徴とは?

 

プレゼンをする際にパワーポイントで作成する資料は必須です。

しかしそのパワーポイントが見づらかったら、聞き手は最初から聞く意欲を失い、理解度も落ち込んでしまいます

見にくいパワーポイントにはどんな特徴があるでしょうか。

あなたの作成するパワーポイントが該当していいないかチェックしてみましょう。

デザインに凝りすぎていて内容が伝わらない

パワーポイントには聞き手に何を伝えたいのかというテーマがあります。

しかし見にくいパワーポイントを作る人は、テーマに沿った内容よりもデザインに力を入れすぎています

例えば配色や文字にこだわりを持っていて、見たことのないフォントが登場するなどです。

配色にしても強調を表わすたびに、異なる色を使用してしまうと、目がチカチカして逆に見にくいのです。

また、パワーポイントにはアニメーションを付けることができますが、これもやり過ぎは禁物です。

あまりに文字や図が動きすぎると、その動きに気を取られてしまい内容が入ってきません。

文字も一般的なフォントにして、全てのスライドで統一するべきです。

強調したつもりが、逆に内容の伝わらないパワーポイントになってしまいます。

ひとつのスライドに複数の内容を載せている

こちらも内容が伝わらないどころか、聞き手を疲れさせるパワーポイントです。

一つのスライドにはひとつのテーマで作成するのが基本的です。

ところが一つのスライドの中に言いたいことが詰め込まれ過ぎていて、どこを見ていいか分かりません。

実際に話を聞いても、あちこちに話題が飛ぶので「一体、何が言いたいの?」と混乱させてしまいます。

また、ひとつのスライドの中に文字、表、グラフ、画像といったツールを詰め込むのもNGな例です。

文字ばかりで構成が分かりにくい

パワーポイントを使ったプレゼンは、資料を見ながら発表するのが一般的です。

中には、パワーポイントが発表者さえ分かればいい資料として捉えている人もいます。

パワーポイントの資料は、聞き手が理解するための補佐役も担っています

ですから、聞き手が見て伝わる作り方を意識する必要があるのです。

それなのに、全体を通して文字ばかりのパワーポイントは非常に見にくいですし、聞き手を飽きさせてしまいます。

聞き手に伝える手段は文字以外にも、グラフ、表、画像、動画など様々です。

むしろ文字以外のツールを活用できないか、考えて作成した方が良いでしょう。

初心者が見やすいパワーポイントを作る為の基本手順とは?

パワーポイントで資料を作成するのが初めてであれば、基本手順を覚えておきましょう。

見やすい資料を作る前提でご紹介します。

最初に一つのスライドに伝えたい事は一つと考えて、何を伝えたいかを考えていきましょう。

パワーポイントの資料には全体を通したテーマがあると思いますが、そのテーマともずれないようにしなければなりません。

初心者はアレもこれもと、つい一つのスライドの中に様々な事を詰め込もうとしてしまいます。

まずは言いたいことをひとつに絞って整理していきましょう

 

一つのスライドの中で何を伝えたいかがハッキリしたら、文字以外に使えるツールを検討しましょう。

画像を入れる、イラストを入れるのはもちろん、表やグラフで表わせるものは積極的に活用しましょう。

はじめから完璧を目指す必要はありません。

まずはラフ案として大まかな流れをスライドに書きこんでいきます

1枚目のイラストから時間をかけてしまうと、作成時間が足りなくなってしまうので、ラフ版として全体像を作成しましょう

その後で、1枚1枚を見直して改善していきます。

最後に誤字脱字の見直しフォントの統一デザインや配色の統一など、全体的にまとまりがあり見やすいパワーポイントになっているか確認してくださいね。

初心者が陥りやすいパワーポイント作成時の失敗例とは?

 

パワーポイントを作る上で初心者が陥りやすい失敗例にはどんなものがあるでしょうか。

初心者ならではの、気を付けたいポイントを見ていきましょう。

ひとつのスライドの情報が多い

ひとつのスライドに複数の情報を盛り込んでしまうと、聞き手は混乱します。

グラフやイラスト、画像などを使うのは良いのですが、それがすべて一つのスライド上にあったら、聞き手はどこを見たらいいか分かりません。

またプレゼンする際も、話の内容がコロコロと切り替わってしまうので、伝わりにくいでしょう。

初心者が情報をひとつにまとめようとする人が多いですが、1枚で見せるよりも数枚に分けて、伝えたい内容ごとにスライドがあった方が分かりやすいのです。

全体的に統一感がない

資料全体を通して統一感がないのも、聞き手側には分かりにくいです。

例えばフォントに丸文字っぽいものを選んでいる場合や、スライドごとにフォントが違うなど、こだわりを感じますが聞き手には見ずらい資料になっています。

資料の中で使う色は2色~3色程度が良いとされていますが、文字は黒、グラフに赤、表の罫線に青、また別のグラフでは緑など、あまりに色使いが多いと見ていて疲れてしまいます

できればスライドマスタでデザインを管理して統一感を出すようにしましょう

証拠や根拠がない

パワーポイントで作成した資料の中で、訴えている事には説得力がなければなりません。

最初に結果を提示した場合、その結果を導き出した理由、根拠、証明などがなければ、聞き手を唸らせるような資料にはならないでしょう。

初心者の資料には結果が書かれていても、証拠や根拠がない、または薄いということがあります

この部分を濃いものにするには、徹底したリサーチが必要です。

あなたが作成していて感じた疑問、聞き手が疑問に思いそうなことを想定して、深いところまでリサーチしておきましょう。

パワーポイントの作り方のコツとは?

パワーポイントの作成のコツは、とにかく最後まで作りきることです。

作りはじめの段階でデザインに凝ってしまったり、内容のリサーチを始めてしまえば、なかなか最後まで辿りつくことができません。

最後まで作るということは、全体的な流れを掴むことに繋がります。

全体的な流れは最初に決めたテーマとずれていないかを確認する為に不可欠です。

いきなり完成版を作るのは難しいので、まずは「たたき台」としてラフ案を作成します。

それを何度も見返しながら、必要な部分を修正していきます。

見直す時のポイントは…

● もっと簡潔で分かりやすい表現ができないか
● 分かりにくい言葉や表現はないか
● 誤字脱字はないか
● 色やフォントに統一感があるか
● 誰が見ても見やすい資料になっているか
● テーマからずれた内容にすり替わっていないか
● あなたの主観ばかりになっていないか
● 全体が論理的に繋がっているか

このようなことを意識して1枚1枚のスライドを見直していきましょう。

 

自分で作成した資料は自分で見ると、「これ以上にないものができた」と納得してしまうことがあります。

そうなると、いくら見直しても欠点に気づけない可能性があります。

ですから一通り、自分で見て納得したら、今度は第三者にも目を通してもらうと良いでしょう。

客観的な目線から見た意見をもらうことができます。

このように初心者であるほど、見直しは重要で、何度も繰り返すべきです。

聞き手の気持ちに沿った伝わりやすいパワーポイントを作っていきましょう。

まとめ

いかがでしたか?

初心者がパワーポイントで資料を作成する場合は、まず全体像を把握するためにラフ案を作成します。

そこから1枚1枚を見直して、修正を入れていきましょう。

初心者が陥りやすい注意点としては…

  • 1枚のスライドに複数の内容を入れないこと
  • デザインやフォントには統一感を持たせること
  • 内容の根拠や照明ができるようにリサーチをしっかりすること

そして出来上がったものを何度も見直してみることです。

初めは上手に作成できなくても、注意点を意識することで、見やすい資料を作成できるようになりますよ。


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