わかりやすい説明の仕方やコツとは？簡潔に話すポイントは？

分かりやすく説明するのって難しい！

分かりやすい説明のコツや簡潔に話すポイントを知りたい！

人に説明をするのは誰でもせきますが、分かりやすい説明となると急に難しくなります。

説明は聞いている人に伝わらなければ意味がありません。

分かりやすい説明をするには、慣れや経験もありますが、何も考えずにできる人は少ないでしょう。

分かりやすく説明するためのコツやポイントを押さえて話さなければいけません。

ここでは何故、分かりやすい説明が必要なのかという部分から、分かりにくい説明、分かりやすい説明の特徴を見ていきましょう。

そして簡潔に分かりやすく話せる方法をご紹介します。

なぜ、わかりやすい説明が必要なの？

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分かりやすい説明を求められるのが当たり前になっていますが、何故、分かりやすい説明が必要なのでしょうか。

その謎を解くには、説明をしなければいけない状況を考えてみましょう。

説明をしなければならない状況というのは、目の前の相手に「分かって欲しい」「こう動いてほしい」など、相手に理解してもらい行動を起こしてもらいたいからです。

では「分かりやすい説明」をされた後と、「分かりにくい説明」をされた後では、どちらの方がより行動を起こしやすいでしょうか。

分かりにくい説明をされても、なかなか理解ができないので、行動を起こすのを躊躇してしまいますよね。

一方で分かりやすい説明があれば、明確に理解ができるので、どう動くべきかが鮮明になります。

このように分かりやすい説明が必要な理由は、自分が困らないためです。

分かりにくい説明の場合、相手が警戒して、例え良い内容でも同意してもらえないという現象が起きます。

伝わらない＝行動を起こしてもらえない＝自分が困る、こういった流れができてしまうので、できるだけ分かりやすい説明をするのが正解なのです。

わかりにくい説明の特徴とは？

分かりにくい説明にはどんな特徴があるでしょうか。

自分の説明と照らし合わせながら確認してみてください。

自分が思ったこと、見た情報を、全部再現する

自分の言いたいことを全部言いたいというのがこのパターンです。

自分が話している時は周りの人に遮られたくないので、間合いを入れずに一気にまくしたてます。

「あのー」や「えー」という接続詞を使って、話が途切れないように保ち、他人の介入を拒んでいます。

だからこそ話がダラダラ続いている感じになり、聞いている側には何を言っているのか分からなくなってしまいます。

話に割りこまれたり、質問をされることを無意識に嫌がっているのです。

聞き手からすると「いつになったら話が終わるのか」「好き勝手話している」とイライラさせてしまうでしょう。

とにかく話が長い

話が長いというのは、色々な意味で良くありません。

会話は通常複数人とのキャッチボールなのですが、それを忘れて1人で話し続けている状態です。

人と人が会話をするとお互いの脳が刺激し合い、シンクロします。

その刺激によって思考が深まり新しい発見やアイデアが生まれるものです。

ところが1人で30秒以上話している人は、他人との相互作用に意識が向いていないので、刺激のチャンスを逃しています。

一方的に説明をするというのは聞き手を飽きさせる大きな原因のひとつです。

一文の中に伝えたいことが盛り込まれている

説明の主旨が分かっていないと、説明の中で話題がコロコロと変わります。

例えば…
「今日は雨が降っていて、午後からのイベントは中止なので、明日はかなりのクレームが来るので、強のうちに多めにバイトの出勤を打診しましょう」

こんな感じです。

天気の話、イベントの話、クレームの件、バイトのことと様々な要素が一文に盛り込まれていて、聞いている方は訳が分かりません。

「今日は雨が降っています」「午後からのイベントは中止になりました」「中止になったことに不満を感じる人もいるでしょう」「その混乱や業務の負荷を軽減するためにバイトの人を多く確保しておきましょう」

このように一つのテーマに沿って区切ると、随分と分かりやすくなります。

わかりやすい説明の仕方とコツとは？

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一方で「あの人の話は分かりやすい」と感じる人がいるのも事実です。

分かりやすい説明のコツを見ていきましょう。

「聞き手が知りたいこと」に焦点を当てる

自分が話したい事、伝えたい事という視点で話をする人が多いです。

しかし実際に理解してもらいたいのは聞き手です。

ですから聞き手が知りたい事に焦点をあててみましょう。

聞き手の興味がどの辺りにあるかが分かれば、そこに焦点をあてると好意的に話を聞いてもらうことができます。

聞き手が欲している内容なので、頭に残りやすくなりますし、「上手に説明してもらった」と満足度にも繋がるのです。

説明する内容のどこに焦点を当てるべきかを考えてから、説明をするようにしましょう。

聞き手によって話すレベルを調整する

あなたの説明を聞く相手によって、その理解度は変わってきます。

誰に対しても同じ説明では、理解できるできないに大きな差が生まれます。

例えば車が好きな人に新車の説明をする場合、大人と子どもがいたら、持っている知識レベルは大きく異なります。

子どもには難しい話は避け、極力噛み砕いた内容で話す必要があります。

大人にはある程度の専門用語を交えながら話した方が楽しめるでしょう。

このように説明をする際に聞き手の知識レベルを把握して、それを意識した話し方すると分かりやすい説明ができるようになります。

結論は先にして、具体性を付け加える

まず結論を先に言ってしまう、その後で裏付ける説明を話すというのを意識しましょう。

日本人は先にあれこれと事情を説明して、その結果「結論はこうです」という話し方をしてしまいます。

それでは結論に達するまでが長すぎて、いくら具体性をもたせてもぼんやりとしてしまうのです。

また、より分かりやすい説明をする場合は抽象的な表現ではなく、ハッキリとした事実を述べることです。

その事実を裏付けるために重要なのが具体例ですね。

別の何かに例える、他の良く知られる何かと比較する、順位を示すなどの有効な方法があります。

数字を出す場合は根拠のある数字を調べてから説明するとより、具体性が上がります。

簡潔に話す方法とは？

簡潔に話すということを苦手とする人は多いです。

ダラダラ理由づけをして話すよりも、短い言葉で話した方が聞き手には伝わります。

簡潔に話す方法を見ていきましょう。

第一に、最初に「これから何を話すのか」宣言しておきましょう。

突然本題が始まると「何の話が始まったの？」と聞き手が混乱します。

「これから○○についての説明をします」と宣言すれば、聞き手にも話を聞く準備ができます。

次に「結論を最初に話す」ことを心がけましょう。

これから何を話すのかと同じで、まず「ここでの結論は○○です」と言ってしまうのです。

すると聞き手は一旦、納得してから、今度はその理由を聞こうという姿勢に変わります。

簡潔に説明するためには重要な内容ほど先に話すのがポイントです。

さらに説明の中で曖昧な表現は避けましょう。

「たぶん○○です」「××だと思います」こういった曖昧な言い方は説明の内容を分かりにくくしています。

事実として分かっていることについては、曖昧な表現ではなく、しっかりと言い切りましょう。

不確かな内容を述べる際は区別する為に、「これは想像ですが」「記憶が曖昧ですが」と前置きすると分かりやすくなります。

コツとして理由やポイントが複数ある場合は、その数を先に伝えましょう。

「これを選んだ理由は3つあります」「今から、○○についてのポイントを4つ説明します」といった感じです。

これがあれば聞き手は項目がいくつあるかを意識しながら説明を聞くので内容を理解しやすいのです。

このようなポイントを押さえながら文章を構成すると、簡潔に話すことができるようになりますよ。

まとめ

いかがでしたか？

分かりやすく説明したいと思ったら、自分の「伝えたい」「聞いてほしい」という気持ちではなく、聞き手が何を求めているのかを考えましょう。

聞き手の気持ちに寄り添える話し方ができる人の説明は分かりやすいです。

• 聞き手の知識レベルによって話し方を変えられる
• 聞き手が欲している結論を先に宣言する
• 聞き手の意識が向けられるようにポイントを話す

これから話すこと、ポイントは〇個、曖昧な表現は使わないなど、やはり聞き手側に立って話せるようになると、簡潔に話をすることも可能になります。

ちょっとの意識で大きく変わる部分なので、心がけてみましょう。