プレゼンテーション

5W1H?5W2H?意味や使う順番は?

5W1Hや5W2Hという言葉は聞いたことがあるけれど、理解はしていない

それぞれの意味と使う順番を詳しく知りたい!

 

5W2Hは国語の授業で文章を組み立てる際に教わる基本の手法ですね。

遠い記憶の中に「なんとなく教わった」という思いがあるのではないでしょうか。

それを改めて聞かれると、どんな意味があってどう使うのか説明できますか。

実はビジネスの中でも5W2Hはとても重要な役割を果たしています。

ここでは5W2Hの重要性やそれぞれの意味を見ていきましょう。

更に使用する際の順番や例文も一緒にご紹介していきます。

なぜ5W2Hが重要なの?

Original update by:胡麻麩あざらし

 

なぜ、5W2Hが重要なのでしょうか。

そもそも5W2Hがきちんと伝えられないと、伝達に不具合が生じます。

自分の考えや依頼内容を伝えたい相手に主旨を理解してもらえなかったり、間違った解釈をされてしまう可能性があります。

人はそれぞれに考え方や価値観が違います。

ですから言葉だけで相手に伝えるというのは、決して簡単なことではないのです。

自分で把握していることを同レベルで相手に認識してもらうためには、伝わる説明が必要であり、ビジネスの中では尚更、その精度の高さが求められます。

そこで重要になってくるのが、5W2Hなのです。

 

5W2Hの要素を加えて相手に伝達することができれば、ビジネスの場面で報告・連絡・相談の具体性が高まります。

5W2Hを使うことで話の内容が具体的になるのです。

具体性があるということは、同じ話を違う人間が聞いたとしても、同じような内容を想像しやすいのです。

また、短時間で的確に内容を伝えることができるのもメリットです。

その結果、準備不足で時間を無駄にしてしまうことや、相手に誤解を与えることがなくなります。

円滑なコミュニケーションのためにも、5W2Hを活用することは不可欠なのです。

5W2Hとは?

5W2Hとは、情報を論理的に分類してまとめる手法のことをいいます。

元々は5W1Hという同種の手法がありましたが、それに「How much(いくらで?)」を付け加えたものです。

その結果、単純な文章だけでなく、ビジネスシーンでの活用の幅が広がりました。

5W1Hの内容は「Why(なぜ?)/What(何を?)/When(いつ?)/Who(誰が?)/Where(どこで?)/How(どうやって?)」となります。

更に5W2Hを使うことで情報に抜け漏れなく、整理することができるので、電話対応や企画の立案など多くの企業でも推奨されています。

さらには若手社会人の基本的なビジネスマナーとして支持を受ける場面、報告する場面でも利用されます。

企画時に5W2Hを使うと、意見と事実を明確に区別することができるので、物事が具体的に見えてきます

具体的に見えるということは、相手に想像させる幅も広がるということです。

あなたの説明によって相手の頭の中で具体的に想像ができれば、それだけ行動に移しやすくなります。

5W2Hは相手を動かすためにより重要な役割を果たす手法なのです。

5W2Hの意味とは?

Original update by:すしぱく

 

5W2Hについて、ひとつひとつを詳細に見ていきましょう。

その名の通り、5つの「W」と2つの「H」を頭文字にした単語とその意味は以下の通りです。

Why(なぜ?)

目的や理由を明確にします。

目的や理由を明確にしてから行動すると。作業の手戻りや間違いが生じにくくなります。

What(何を?)

何を行うかを明確にします。

仕事であれば「仕事内容」、依頼であれば「依頼内容」が対象です。

When(いつ?)

時期、時間、期間を明確にします。

どんなに良い内容でも時期が明確でなければ現実味がありません。

Who(誰が?)

誰が行うか、または誰と行うかという人物像を明確にします。

誰が行うのかなら実施主体、誰と行うのかなら相手先という見え方になります。

Where(どこで?)

場所を明確にします。

待ち合わせ場所や作業場所など、どこでやるのかを決めています。

How(どうやって?)

方法や手段を明確にします。

具体的に詳細化することで、現実性が向上するので不可欠です。

How much(いくらで?)

費用を明確にします。

費用対効果がある行動を選択することができます。

5W2Hを報告で使う際の順番を具体例を交えて解説!

5W2Hはどれから使っても良い、というわけではありません。

正しい意図を伝えるためには、時使う順番が大切です。

ここで順番を気にせず使ってしまうと、逆に意味が伝わりにくくなってしまいます。

意味もなく長文で内容が分からない文章は、5W2Hの順番が間違っているかもしれません。

では5W2Hの使い方の順番を見ていきましょう。

①まずは「いつ」「どこで」を書く

まずはWhen(いつ)とwhere(どこで)から書くと、伝えたい意図を相手が整理しやすくなります。

いつ、どこで、を最初に提示しておくと、その先の内容がスムーズに頭に入ってきます。

歴史の教科書でも「○○年に桶狭間で戦いがあった」という風に、いつ、どこでが明確になっています。

「激しい戦いだった桶狭間の戦いは〇〇年に起こり…」これでは、分かりにくいと感じるはずです。

②次に「誰が」「何を書く

次はWho(誰が)とWhat(何を)がきます。

これにより結論が明確になります。

特にビジネスの場では結論を先に言った方が、相手に伝わりやすい傾向にあります。

結論が明確にされないまま状況説明をすると、よほど上手な人でない限り、何を言っているのか分からない文章になってしまいます。

あえて結論を先に持っていることで、相手にイメージさせる工程を省き、意図を伝えることを優先できます。

③最後に「なぜ」「どうやって」「いくらで」を書く

結論を述べた後で、そこに紐づくWhy(なぜ)とHow(どうやって)How much(いくらで)という情報を付け加えていきます

なぜその結論に至ったのか、どうやってそこに行きついたのか、検証結果や実験の成果などを話すと良いでしょう。

そして結論を実現する為にいくらかかるのかを明確にします。

費用対効果があるとより、実現しやすい内容になるでしょう。

5W2Hの例文

では、5W2Hを使った例文を見ていきましょう。

「6月8日午前11時に新しい発注システム導入における、発注方法を説明するために、本店スタッフが新宿支店へ行きます。
実際の機器を用いて説明しますので、発注用の機器を揃えておいてください。費用は○○円です。」

この例文を5W2Hに沿って分解していくと…

  • when「いつ」…6月8日午前11時
  • who「誰」…本店スタッフ
  • where「どこ」…新宿支店
  • what「何を」…発注方法の説明
  • why「何故」…新しい発注システム導入のため
  • How「どのように」…実際の機器を用いて
  • How much…費用は○○円

 

5W2Hを使うことで、内容に抜け漏れのない、まとまった文章になっています。

これが以下のような内容だけだったらどうでしょう。

「6月8日午前11時に本店スタッフが新宿支店へ新しい発注システムの説明に行きます」

一見、簡潔で読みやすい文章に見えますよね。

しかしこの文章の中には「How」「How much」が抜けています

その結果、読んだ側の人間は「How」となる「実際の機器を用いて」という部分がないことで、機器の準備に余計な時間を取られる可能性もあります。

また「How much」が抜けていれば、まさか費用が掛かるなんて思っていないかもしれません

このように5W2Hが正しく使えていないと、必要な情報が抜けてしまい、無駄な時間や誤解を生むことに繋がるのです。

まとめ

いかがでしたか?

5W2Hは情報を論理的に分類してまとめる手法です。

文章が苦手な人でも、5W2Hを意識すれば、自然と抜け漏れのない情報をまとめることができます

ビジネスの場で活用されることも多く、新社会人のビジネス研修などでも取り入れられているほどです。

5W2Hが崩れてしまうと、相手に誤解を招いたり、違った意図で話が伝わってしまう恐れがあります。

ビジネスでもプライベートでも5W2Hを活用することで、レベルの高い会話をするきっかけになります。

様々な文章法や会話法はありますが、まずは5W2Hを使いこなすことから始めましょう。


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