プレゼンテーション

パワーポイントの簡単な作成方法!構成の流れや資料作成のコツとは?

パワーポイントでもっと簡単に資料を作成したい

構成の流れと資料作成のコツってあるの?

 

パワーポイントは1枚のスライドに伝えたい内容を入れてプレゼンするのに適したツールです。

1スライドに1テーマと考えれば、組み立てやすい仕組みになっています。

しかしあまり馴染みのない人の場合は、「手間がかかる」「面倒くさい」というイメージがあるようです。

パワーポイントで簡単に資料作成する方法はあるのでしょうか。

ここではパワーポイントを使った構成の流れや資料作成のコツを見ていきます。

基本ともいえる使い方を紹介するので、参考にしてみてくださいね。

パワーポイントの構成の流れとは?

Original update by:buri

 

パワーポイントで構成をする上で、以下の3つに分けると聞き手に伝わりやすいプレゼンを作ることができます。

イントロ(導入)

イントロはプレゼンの本題に入る前の「なぜこのプレゼンをするのか」「テーマはなにか」という部分を聞き手に提示するものです。

イントロによって聞き手の注意力を引きつけられるかが決まってくるので、構成の中でも重要な役割を担っています。

イントロの中にも小さな構成があります。

  • テーマに関連した小さな小話
  • 今回のプレゼンの意図
  • どのようにプレゼンが進むのかという概要

 

これらを入れることで聞き手も、どのような流れでプレゼンが進むのかが分かり、聞くための準備を始めることができます。

メインメッセージ

メインメッセージは言い換えれば「本題」です。

このプレゼンで1番伝えたい事を明確に伝えることが大切になります。

その手段として代表的なものを紹介します。

SDS法

要約(summary)から始まり、詳細(Detail)を説明して、最後に要約(summary)で締める方法です。

伝えたいことを順番に説明ができる一般的な構成ですね。

例えば、新しい製品の利点を説明する場合

①「この製品はとても便利です」…要約
②「なぜなら、この製品は薄型軽量で持ち運びに便利だからです」…詳細
③「したがって通勤時間の長い人にも負担にならず、どこへでも持ち歩くことが可能で利便性に優れています」…要約

PREP法

まず最初に1番伝えたいこと(Point)を提示する方法です。
結果を見せておいて、そこから理由(Reason)具体例(Example)を説明し、最後にもう一度結論(Point)を伝えます。

例えば、スマホが便利だということを伝えたい場合

①「スマホはとても便利です」…結論
②「なぜならいつでもどこでもネットが使え、買い物もできます」…理由
③「例えば電車の中での調べ物や、外出先での急な買い物も可能です」…具体例
④「だからスマホは便利なのです」…結論2回目

DESC法

こちらは結果が最後に来る説明方法です。

まず現在の状況(Describe)を説明し、それに対する問題点(Express)を提示します。

そして問題点の解決方法(Sugges)を提案したら、それによって起こる結果(Consequence)を説明します。

例えば、近所のゴミ屋敷への対策を説明する場合

①「ある民家がゴミ屋敷のようになっています」…現在の状況説明
②「それによって異臭がたちこめ、周りの住民が迷惑しています」…問題点提示
③「そこで市の職員と周囲の住民がゴミ処理の手伝いをしました」…解決方法の提案
④「その家はキレイになり、住民の苦情もなくなりました」…結果の説明

まとめ

最後にまとめです。

まとめはこちらが伝えたかったことを相手の印象に残すための重要な部分です。

プレゼンの中で1番伝えたかったことを改めて繰り返します

聞き手の中にはここまでの説明の中で1番大切なことが分からなくなっている人もいます。

ですから最後にポイントとして、今回のプレゼンでの重要な部分に触れておくのです。

そしてプレゼンの目的、意図を振り返れば完了です。

パワーポイントの簡単な作成方法とは?

パワーポイントの基本ともいえる、簡単な作成方法を見ていきましょう。

 

①パワーポイントを起動します。

②タイトルスライドが表示されるので、タイトルを入れます
  必要であればフォントの大きさ、色、書体などを変えていきます。

作りたい資料に沿ったレイアウトのスライドのスライドを挿入します。
  パワーポイントに用意されている「テーマ」から適切なものを選びましょう。

④[標準表示]モード/[アウトライン表示]モードの状態で、まずは思いついたキーワードを入力します。
  この時に箇条書きの階層を気にする必要はありません。

⑤次に入力したキーワードを見ながら内容の順番箇条書きの階層を調整します。
  また、不要なキーワードは削除しましょう。

⑥全体の流れや伝えたい内容の骨格が固まったら、1スライドごとに作りこんでいきます

⑦文字だけでは分かりにくい部分に図を入れたり、数字で表す部分をグラフにしましょう
  あまりに文字ばかりになっているスライドには、イメージ画像を差し込むのも良いでしょう。

⑧全体的にまとまったら最初から見直して、誤字脱字の確認を行います。
  その際に余計な内容が入っていないか、分かりにくい表現がないかなども見ておきましょう。

 

パワーポイントのスライドは紙芝居のようなものです。

実際のプレゼンでは1枚ずつ表示され、それをめくりながらプレゼンしていきます。

1つのスライドには1テーマとして作成しましょう。

1スライドに多くのことを詰め込みすぎると、聴衆に伝わらないパワーポイントになってしまいます。

資料作成のコツとは?

Original update by:すしぱく

 

資料作成にはコツがあります。

ポイントをどこに置くかで、資料を作る際の基準になりますし、間違った方向に行くのを防ぐことができます。

ここでは3つのコツを紹介します。

シンプルにする

文字がぎっしり詰まっていたり、長文が並んでいるようなプレゼンは、一目見ただけで嫌になります。

プレゼン資料の中にも「伝えたいメッセージ」と「そうでないメッセージ」があるはずです。

それを見極めて、伝えたい事だけをシンプルな言葉で書いていきましょう

言葉では伝わりにくいものは、図やグラフを活用したり、イメージ画像を挟むのも良いです。

伝えたいメッセージは、大きくしたり色を変えたりして、聞き手が自然と注目できるようにしましょう。

伝えたいことはコンパクトにした方が、聞き手の頭に残りやすくなります。

誰が見ても分かりやすい

プレゼンには様々な人が訪れますが、誰が見ても分かりやすい資料を作りたいものです。

パワーポイントではデザインを変えられたり、アニメーションで動きを付けることができます。

これらのツールは便利ですが、自分のお気に入りを主張しすぎるのはやめましょう。

フォントなら明朝体よりもゴシック体やメイリオなどが見やすいですし、色もカラフルにするのではなく2色程度に抑えておく方が見やすいです。

アニメーションを多用すると、プレゼンの内容よりもアニメーションの動きに気を取られてしまい、内容が伝わらなくなります。

聴衆にとって見やすいもの分かりやすいものという視点で作成していきましょう。

さらに図や文章の段落を揃える、種類やグループが分かるように分類することも大切です。

いくらキレイに並べてあっても種類分別ができていないと、ごちゃっとして分かりにくい資料になってしまいます。

誰が見ても違和感なく気持ちよく見ることができる資料を目指しましょう。

いきなり100点を目指さない

パワーポイントで資料を作成する際に、1枚のスライドに時間をかける人がいます。

最初から見た目や文章の正しさ、表現力などにこだわってしまうと、なかなか先に進まずに完成することができません。

まずはたたき台として、全体的に必要な情報を入れて最後まで作りきりましょう

いきなり100点満点を目指す必要はないのです。

そこから見直しつつ、必要なものを足したり、余計なものを引いたりして調整します。

必要であれば同じチームの中で公開して、意見を聞いたり、一緒に改善するのも良いでしょう。

このようにして何度も手を加えながら良いものにしていけばいいので、最初から完璧を目指すことはありません。

まとめ

いかがでしたか?

パワーポイントの資料はどんな構成で作るかで聞き手の理解力が大きく変わってきます。

話し方や態度などでも多少はカバーできますが、やはり土台は構成です。

資料を作成する際は自分が好きなもの、自分の好きな方向で進めるのではなく、聞き手が見やすい、理解しやすいという視点で作成するようにしましょう

プレゼンの内容によっても構成は少しずつ変わっていくものです。

ここでの作成方法やコツを参考にしていけば、分かりやすいパワーポイント資料に近づけるのではないでしょうか。


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